Vorschriften für den Erhalt und die Aufbewahrung von Rechnungen in China: Ein Praxisführer für Investoren

Guten Tag, geschätzte Investoren. Mein Name ist Liu, und ich blicke auf über 12 Jahre Beratungstätigkeit für internationale Unternehmen bei der Jiaxi Steuer- und Finanzberatungsgesellschaft sowie 14 Jahre Erfahrung in der Registrierungsabwicklung zurück. Immer wieder begegne ich in meiner täglichen Arbeit einem Thema, das auf den ersten Blick banal erscheint, aber immense steuerliche und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann: die korrekte Handhabung von Rechnungen (auf Chinesisch „Fapiao“). Für ausländische Investoren, die an andere Systeme gewöhnt sind, stellen die chinesischen Vorschriften zum Erhalt und zur Aufbewahrung von Rechnungen oft eine undurchsichtige Hürde dar. Dabei ist das Fapiao nicht nur ein Beleg für eine Transaktion, sondern im chinesischen Steuersystem ein zentrales Dokument für die Kostenanerkennung und den Vorsteuerabzug. Ein falsch ausgestelltes oder nicht ordnungsgemäß aufbewahrtes Fapiao kann bei einer Steuerprüfung zu erheblichen Nachzahlungen, Strafen und sogar zum Verlust von Steuervorteilen führen. Dieser Artikel soll Ihnen als praxisnaher Leitfaden dienen, um diese Fallstricke zu vermeiden und Ihre Geschäftstätigkeit in China auf ein sicheres Fundament zu stellen.

Die korrekte Ausstellung ist Pflicht

Der erste und wichtigste Schritt beginnt bereits beim Erhalt der Rechnung. Ein Fapiao ist nur dann steuerlich anerkennungsfähig, wenn es vollständig und korrekt ausgestellt ist. Das klingt simpel, ist in der Praxis aber eine häufige Fehlerquelle. Ein gültiges Fapiao muss zwingend den offiziellen Stempel des ausstellenden Unternehmens tragen, und zwar klar lesbar über dem Firmennamen im unteren Bereich. Fehlt dieser Stempel oder ist er verblasst, ist das Dokument wertlos. Ebenso müssen der vollständige Name Ihres Unternehmens (exakt wie in der Geschäftslizenz), die Steuernummer („Shuishuihao“) und der detaillierte Waren- oder Dienstleistungsinhalt korrekt angegeben sein. Ein pauschaler Eintrag wie „Dienstleistungsgebühren“ reicht oft nicht aus; die Steuerbehörden erwarten eine konkrete Beschreibung.

Ich erinnere mich an einen Klienten aus der Fertigungsindustrie, der regelmäßig Rechnungen für Wartungsdienstleistungen erhielt. Über Jahre hinweg war darauf nur „technische Dienstleistung“ vermerkt. Bei einer Routineprüfung wies der Steuerbeamte diese Kostenposten in Höhe von mehreren hunderttausend RMB zurück, da die Beschreibung zu ungenau sei. Die Folge war eine massive Steuernachzahlung. Seitdem prüfen wir bei jedem Fapiao minutiös die Angaben. Eine weitere, oft übersehene Regel ist, dass Beträge in RMB sowohl in Ziffern als auch in ausgeschriebenen chinesischen Zeichen angegeben werden müssen. Diese Formalie ist kein Selbstzweck, sondern dient der Fälschungssicherheit.

Aufbewahrungsfristen kennen und einhalten

Die Aufbewahrung von Rechnungen ist in China gesetzlich streng geregelt. Die grundlegende Frist beträgt fünf Jahre. Diese Frist beginnt jedoch nicht mit dem Erhalt der Rechnung, sondern mit dem Abschluss des Steuerjahres, in dem die Rechnung erstmals für die Steuererklärung verwendet wurde. Vereinfacht gesagt: Für alle Rechnungen des Geschäftsjahres 2023 beginnt die Aufbewahrungspflicht am 1. Januar 2024 und endet am 31. Dezember 2028. Diese fünf Jahre sind das absolute Minimum.

In der Praxis empfehle ich meinen Mandanten stets, eine längere, interne Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren einzuhalten. Warum? Weil bei bestimmten schwerwiegenden Vergehen oder bei ungeklärten Steuerangelegenheiten die Behörden auch auf ältere Unterlagen zurückgreifen können. Die Aufbewahrung muss sicher, geordnet und zugänglich erfolgen. Ein Chaos aus Pappkartons im Lagerraum erfüllt diese Anforderung nicht. Moderne Lösungen wie die gescannte, digitale Archivierung mit einem robusten Backup-System sind heute Standard und deutlich effizienter. Ein persönlicher Tipp: Planen Sie regelmäßige, etwa jährliche Reviews Ihrer Archivierungsprozesse. Oft schleichen sich mit der Zeit Nachlässigkeiten ein.

Steuerliche Anerkennung und Prüfung

Nicht jede erhaltene Rechnung führt automatisch zu einem steuerlich abzugsfähigen Aufwand. Die Steuerbehörden prüfen im Rahmen der sogenannten „Steuerprüfung“ („Qishui“) sehr genau, ob die mit dem Fapiao verbundenen Ausgaben notwendig, angemessen und direkt dem Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind. Luxuriöse Geschenke, überhöhte Repräsentationskosten oder Rechnungen, die in keinem erkennbaren Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit stehen, werden regelmäßig gestrichen.

Ein klassischer Fall aus meiner Praxis: Ein europäischer Handelsvertrieb versuchte, die Kosten für hochpreisige Geschenke an potenzielle Kunden (Luxusuhren, teure Spirituosen) komplett als Geschäftsausgaben geltend zu machen. Bei der Prüfung wurden über 80% dieser Posten mit der Begründung der Unangemessenheit und des fehlenden direkten Geschäftsbezugs verworfen. Die Nachzahlung inklusive Strafzinsen war beträchtlich. Daher ist es entscheidend, bereits bei der Buchung eine interne Prüfung durchzuführen und bei zweifelhaften Posten eine detaillierte Begründung (z.B. im Betreff der Buchung oder in einer Aktennotiz) beizufügen.

Umgang mit verlorenen oder beschädigten Rechnungen

Was tun, wenn ein wichtiges Fapiao verloren geht oder beschädigt ist? Panik ist nicht angebracht, aber schnelles und korrektes Handeln ist erforderlich. Für den Verlust einer normalen Rechnung („Putong Fapiao“) gibt es ein standardisiertes Verfahren: Sie müssen umgehend eine schriftliche Erklärung beim ausstellenden Unternehmen einreichen. Dieses kann dann bei seiner zuständigen Steuerbehörde einen Antrag auf Ausstellung einer bestätigten Kopie („Fapiaosunhuai huo zitui shuoming“) stellen. Dieser Prozess ist bürokratisch und zeitaufwendig.

Bei einer verlorenen Spezialrechnung für den Vorsteuerabzug („VAT-Zhuanyong Fapiao“) ist die Situation komplexer. Hier müssen sowohl der Käufer als auch der Verkäufer gemeinsam aktiv werden und bei ihren jeweiligen Steuerbehörden Meldung erstatten. Der Käufer verliert in der Regel für dieses Fapiao das Recht auf den Vorsteuerabzug. Ich hatte einen Mandanten, bei dem nach einem Büroumzug ein ganzer Ordner mit VAT-Spezialrechnungen unauffindbar war. Die anschließende Koordination mit über einem Dutzend Lieferanten und die Kommunikation mit den Behörden war eine monatelange, nervenaufreibende Angelegenheit, die immense interne Ressourcen band. Die Lehre daraus: Digitalisieren Sie wichtige Rechnungen unmittelbar nach Erhalt und bewahren Sie die Originale an einem extrem sicheren Ort auf.

Die Revolution der elektronischen Rechnung

Die Einführung des elektronischen Fapiao-Systems („Dianzi Fapiao“) ist eine der bedeutendsten Neuerungen der letzten Jahre und stellt eine echte Erleichterung für Unternehmen dar. Elektronische Rechnungen haben den gleichen rechtlichen Status wie ihre papierbasierten Pendants. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Sie können nicht physisch verloren gehen, der Erhalt und die Archivierung sind automatisiert möglich, und die Gefahr von Fälschungen ist durch die digitale Signatur der Steuerbehörde minimiert.

Für ausländische Investoren ist es absolut empfehlenswert, sich so früh wie möglich mit diesem System vertraut zu machen und es einzuführen. Die Anmeldung erfolgt über das Steueronline-Portal. Einige meiner Mandaten nutzen bereits Schnittstellen, die eingehende elektronische Fapiao automatisch in ihr ERP- und Buchhaltungssystem importieren und gemäß den Vorschriften klassifizieren und speichern. Das spart nicht nur immense physische Archivierungsarbeit, sondern schafft auch eine lückenlose und prüfungssichere Dokumentation. Die Behörden fördern diese Entwicklung aktiv, und es ist nur eine Frage der Zeit, bis das elektronische Fapiao zum absoluten Standard wird.

Interne Kontrollen etablieren

Die beste Kenntnis der Vorschriften nützt wenig, wenn sie nicht im täglichen Betrieb verankert ist. Daher ist die Etablierung eines robusten internen Kontrollsystems (IKS) für den Fapiao-Fluss unverzichtbar. Dieses System sollte klar regeln, wer Rechnungen entgegennehmen, prüfen, buchen und archivieren darf. Es sollte Checklisten für die formale Prüfung (Stempel, Daten, Beträge) und die inhaltliche Prüfung (Angemessenheit, Geschäftsbezug) geben.

In mittleren und größeren Unternehmen sollte zudem eine regelmäßige interne Revision durchgeführt werden, die stichprobenartig die Einhaltung dieser Prozesse überprüft. In einem meiner betreuten Joint-Ventures führte die Einführung eines solchen IKS, kombiniert mit einer Schulung aller kaufmännischen Mitarbeiter, innerhalb von zwei Jahren zu einer Reduktion der beanstandeten Rechnungskosten bei Steuerprüfungen um über 90%. Diese Investition in Prozesse und Training zahlt sich somit direkt aus.

Zusammenfassung und Ausblick

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vorschriften für den Erhalt und die Aufbewahrung von Rechnungen in China zwar detailliert und anfangs vielleicht komplex erscheinen, aber mit systematischem Vorgehen sehr gut beherrschbar sind. Der Schlüssel liegt in der präzisen Erstprüfung, der disziplinierten, langfristigen Archivierung und der Integration dieser Prozesse in die tägliche Unternehmenssteuerung. Die fortschreitende Digitalisierung, insbesondere durch die elektronische Rechnung, bietet hier große Chancen zur Effizienzsteigerung und Risikominimierung.

Meine persönliche Einsicht nach all den Jahren ist, dass ein proaktiver und respektvoller Umgang mit diesen Formalien nicht nur Ärger mit den Behörden vermeidet, sondern auch die finanzielle Disziplin und Transparenz im gesamten Unternehmen stärkt. Ich rate Investoren, dieses Thema nicht als lästige Pflicht, sondern als integralen Bestandteil einer soliden China-Geschäftsstrategie zu begreifen. Die Zukunft wird weiter in Richtung vollständiger Digitalisierung und stärkerer datengetriebener Überprüfung durch die Steuerbehörden gehen. Unternehmen, die ihre Prozesse heute darauf ausrichten, sind morgen klar im Vorteil.

Einsichten der Jiaxi Steuer- und Finanzberatung

Bei der Jiaxi Steuer- und Finanzberatung betrachten wir das Fapiao-Management nicht als isolierte Buchhaltungsaufgabe, sondern als zentralen Nervenstrang für die steuerliche Compliance und betriebliche Gesundheit eines Unternehmens in China. Unsere langjährige Erfahrung mit internationalen Klienten zeigt, dass die größten Risiken selten aus bösem Willen, sondern meist aus Unkenntnis oder nachlässigen Prozessen erwachsen. Daher setzen wir auf einen dreistufigen Ansatz: Erstens die intensive Schulung unserer Mandanten und deren Teams, um ein grundlegendes Risikobewusstsein zu schaffen. Zweitens die gemeinsame Entwicklung pragmatischer, auf das jeweilige Geschäftsmodell zugeschnittener Interne-Kontroll-Richtlinien, die nicht nur den Regelwerken genügen, sondern im Arbeitsalltag auch praktikabel sind. Drittens bieten wir regelmäßige „Health-Checks“ an, bei denen wir stichprobenartig den Fapiao-Bestand und die Archivierung prüfen – so, wie es später auch ein Steuerbeamter tun würde. Dieser präventive Blick von außen identifiziert Schwachstellen, lange bevor sie in einer offiziellen Prüfung zum teuren Problem werden. Unser Ziel ist es, dass unsere Mandanten Sicherheit gewinnen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, wohlwissend, dass diese fundamentale Compliance-Ebene professionell abgedeckt ist.